Cómo organizar un evento presencial con éxito

Objetivo

Al finalizar este curso, el alumnado habrá desarrollado la competencia de planificar, ejecutar, evaluar y mejorar la gestión de eventos presenciales con éxito, adquiriendo las habilidades y conocimientos necesarios para diseñar estrategias efectivas de planificación, coordinación y ejecución de eventos que cumplan con los objetivos establecidos, satisfagan las expectativas de los asistentes y optimicen la gestión de recursos, garantizando la satisfacción de todos los involucrados en el proceso.

 

Dirigido a:

A todas aquellas personas que puedan asumir la responsabilidad de negociar, coordinar y promocionar actividades grupales que requieran un tipo concreto de organización logística. Dentro de una organización el departamento comercial y el de recursos humanos y comunicación, es probable que en algún momento tengan que organizar un evento presencial. También puede resultar de gran interés para personas que colaboren en entidades sociales de distintos ámbitos: empresariales, vecinales, educativas, deportivas, artísticas, etc.

 

Requisitos:

Ganas de aprender y un mínimo de conocimientos digitales.

 

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PROGRAMA DEL CURSO

1 - Definición del evento

Objetivo

Definir el alcance y los objetivos del evento.

Duración de la unidad

2 Horas 10 Minutos

Contenido

Definición del evento
Introducción
Definición de evento
Detalles preliminares
El tipo de evento, otro detalle preliminar
¿Qué resultado se quiere obtener con la organización del evento?
¿Cuáles son los objetivos?
Resumen

2 - Presupuesto necesario

Objetivo

Saber realizar un presupuesto.

Duración de la unidad

2 Horas 40 Minutos

Contenido

Presupuesto necesario
Introducción
El presupuesto y sus partidas
Herramientas de apoyo
Seguimiento
Resumen

3 - El equipo de eventos

Objetivo

Crear un equipo de eventos.

Duración de la unidad

2 Horas 35 Minutos

Contenido

El equipo de eventos
Introducción
Trabajo en equipo
Roles y funciones
Herramientas de apoyo
Matriz de responsabilidades o Matriz RACI
Resumen

4 - Pre programa

Objetivo

Elaborar un preprograma.

Duración de la unidad

2 Horas 30 Minutos

Contenido

Pre programa
Introducción
Campos necesarios en una programación
¡Planificar un evento es como diseñar un rompecabezas!
Elección de lugares
Elegir el lugar adecuado para organizar un evento es crucial para su éxito
Cronograma
Resumen

5 - La Marca

Objetivo

Desarrollar la marca del evento.

Duración de la unidad

2 Horas 45 Minutos

Contenido

La Marca
Introducción
Tema y nombre del evento
Logotipo, colores y tipografía
Elementos identificativos espaciales
Resumen

6 - Contenido del evento

Objetivo

Configurar el contenido del evento.

Duración de la unidad

2 Horas 25 Minutos

Contenido

Contenido del evento
Introducción
Tipologías de contenido atendiendo al evento
Marco básico y actividades auxiliares
Enfoque holístico en la creación de contenidos
Identificación de servicios extras
Resumen

7 - Los involucrados

Objetivo

Confirmar patrocinadores, relatores y otros.

Duración de la unidad

2 Horas 30 Minutos

Contenido

Los involucrados
Introducción
Valor añadido de un evento
Aspectos a tener en cuenta a la hora de querer aportar "valor añadido" a nuestro evento
Convocatoria de propuestas
Gestión de involucrados
Resumen

8 - Herramientas tecnológicas

Objetivo

Ser capaz de seleccionar la herramienta tecnológica que más se adecúa al tipo de evento.

Duración de la unidad

2 Horas 25 Minutos

Contenido

Herramientas tecnológicas
Introducción
Tipología de asistentes
Registro con herramientas tecnológicas
Plataformas de registro de eventos en línea
Herramientas de participación
Resumen

9 - Coordinación de asistentes

Objetivo

Optimizar los datos identificativos de los asistentes.

Duración de la unidad

2 Horas 45 Minutos

Contenido

Coordinación de asistentes
Introducción
Herramientas digitales de apoyo
Datos sensibles
Acreditaciones
Resumen

10 - Seguridad

Objetivo

Automatizar una metodología de trabajo para coordinar a los asistentes.

Duración de la unidad

2 Horas 30 Minutos

Contenido

Seguridad
Introducción
Aspectos que afectan a la seguridad
Requisitos legales
Plan de seguridad
Resumen

11 - Métricas

Objetivo

Identificar las métricas de interés para la elaboración de la memoria.

Duración de la unidad

2 Horas 25 Minutos

Contenido

Métricas
Introducción
Tipos de métricas
Herramientas digitales de apoyo
¿Qué ventajas tienen los gráficos de datos?
Análisis de datos
Resumen

12 - Memoria de actividades

Objetivo

Identificar los puntos clave de una memoria de actividades.

Duración de la unidad

2 Horas 20 Minutos

Contenido

Memoria de actividades
Introducción
Herramientas digitales de apoyo
Tipología de memorias de actividades
Distribución a los interesados
Resumen

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